¿Cuándo la fuerza de ventas es demasiado grande?

Una pregunta común alrededor del tamaño de la fuerza de ventas es algo así:

“Cada vez que integro a una persona más en la fuerza de ventas, me genera suficiente ingreso para cubrir sus costos, esto me indica que un vendedor más debe integrarse. Mientras más vendedores integramos a la fuerza de ventas, no hay nada que nos indique en dónde detenernos. ¿Existe una forma para calcular el punto de rendimiento decreciente en el que deba dejar de crecer la fuerza de ventas?” 

Para responder ésta pregunta necesitamos algunos insumos y consideraciones del ambiente de operación de la fuerza de ventas y registros de sus indicadores. Algunos de estos datos, que deben estarse siguiendo son: 

Ventas por vendedor – Promedio de ingresos generados por vendedor. 

Costos por vendedor – Promedio de los costos por vendedor. 

Rampa de productividad – Tiempo promedio que tarda un vendedor en alcanzar la productividad óptima. 

Rampa porcentajes de fracaso – Promedio de vendedores que nunca alcanzan su cuota de ventas. 

Tiempo del ciclo de ventas – Tiempo total desde la compra de materia prima hasta el cierre de la venta. 

Tiempo promedio de negociación – Tiempo promedio en que se negocia un cierre de ventas. 

Desfasamiento de ventas anual – Porcentaje de los ingresos generados con los esfuerzos del año anterior. 

Margen de contribución por vendedor –Ventas totales menos costos totales dividido entre el número de vendedores. 

Con estas métricas en la mano estas listo para calcular el punto de rendimiento decreciente, que es el punto en el que el margen de contribución de cada vendedor adicional comienza a disminuir. 

Existen muchos puntos clave para determinar el momento para detenerse en el crecimiento de la fuerza de ventas. 

1) Eventualmente los costos de ventas de una fuerza de ventas en crecimiento sobrepasará las ganancias. Refiriéndonos a la gráfica, los costos asociados a cada vendedor adicional es lineal mientras que el margen de contribución con el incremento de los costos de ventas disminuye. 

2) Hay un desfase entre el costo incurrido de una nueva contratación y los ingresos netos que el vendedor genera. Una nueva contratación trae costos adicionales (reclutamiento, entrenamiento, herramientas de trabajo y otros). Estos costos deben contemplarse antes de que el vendedor alcance su productividad óptima. 

3) Mientras más vendedores se adicionen, las ventas por vendedor disminuyen. Normalmente los mejores territorios ya estarán cubiertos. Por lo tanto, los nuevos territorios tenderán a ser marginalmente menos productivos. 

4) El costo variable de incrementar los vendedores y el tiempo que se requiere para generar ingresos de estos nuevos vendedores impacta financieramente los porcentajes de utilidad. En otras palabras, mientras la fuerza de ventas crece, los costos de la fuerza de ventas en porcentaje crecen. 

5) El grado de desfase o arrastre de los ingresos impacta cualquier decisión de incremento de la fuerza de ventas. 

6) Existe un tamaño óptimo de la fuerza de ventas que incrementa la rentabilidad. 

Establecer el tamaño de la fuerza de ventas es un ejercicio multidimensional, en el que es necesario tener consideración de distintas métricas y cálculos.